PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE I FLESBERG BRIDGEKLUBB

14.FEB 2017

17 medlemmer var tilstede på årsmøtet.

Saker

Sak 1: Velkommen og valg av ordstyrer og referent. 1

Sak2: Godkjenning av innkalling og dagsorden for møtet. 1

Sak3: Styrets beretning og ny terminliste (til informasjon). 1

Sak4: Regnskap og budsjett. 2

Sak5: Kontingentfastsettelse. 2

Sak6: Innkomne saker. 2

a)      Forslag til vedtektsendring på styrets sammensetning. 2

b)     Informasjon om beregning av sesongsammenlagte vha. Ruter. 3

Sak7: Valg av styremedlemmer og valgkomite. 3

Sak 1: Velkommen og valg av ordstyrer og referent

Leder Anne Marit Knutsen ønsket velkommen.

Kjell Håvard Bekken ble valgt til ordstyrer.

Eli Bjørge ble valgt til referent.

Til å skrive under årsmøteprotokollen ble Ulf Arnesen og Roy Gjeitnes valgt.

Sak2: Godkjenning av innkalling og dagsorden for møtet.

Et av medlemmene  hadde innsigelser til årsmøtets innkalling. Iflg. standardvedtektene skal  fullstendige årsmøtepapirer vært bekjentgjort for medlemmene senest 24 timer før årsmøtet settes.  Denne fristen ble ikke overholdt. Av den grunn  ble det foreslått å underkjenne årsmøtet. Forslaget ble tatt opp til avstemming. 2 medlemmer stemte for å underkjenne årsmøtet,14 medlemmer mot og 1 stemme var blank.

Årsmøtet fortsatte. Styret tok innsigelsene til etterretning og vil følge opp basisvedtektenes tidsfrister for bekjentgjøring av fullstendige årsmøtepapirer. For å lette arbeidet med bekjentgjøring og oppdatering av nyheteri klubben, ble det vedtatt å utvide lagets hjemmeside til et trinn to som gir større lagringskapasitet og en  hjemmeside som vil bli mer hensiktsmessig å bruke  til  ulike publiseringer. Klubben får et nytt eget dommene. Det vil  koste kr.500,- i engangssum og i tillegg kommer en avgift på kr.75,- pr mnd.

Sak3: Styrets beretning og ny terminliste (til informasjon)

Leder la fram styrets beretning og ny terminliste. Det var ønske om noe mer informasjon om hva styret hadde behandlet på styremøtene. Leder orienterte om arbeidet som er gjort med å gjennomgå og teste  Ruter som utregningsprogram for turneringer og  sesongsammenlagt. Regler for de ulike turneringene er gjennomgått. Styret har forberedt og gjennomført de faste arrangementer i klubben gjennom sesongen. Seriemesterskapet i 3 & 4 div. ble et vellykket arrangement med 90 bridgespillere samlet på Flesberg Samfunnshus. Styret takket  medlemmene for god innsats som gjorde det mulig for klubben å  arrangere en slik stor turnering på en  god og ryddig måte.

Terminlisten var oversiktlig og grei. Det ble foreslått at Numedals-mixen  med fordel kunne flyttes til litt seinere i jan. Den kom veldig tidlig på nyåret. Ved å flytte den f.eks ei uke seinere,  kunne vi kanskje få en større deltagelse.

Det ble også foreslått at styret skal vurdere å arrangere et årsmøtet med bevertning  for medlemmene og egen turnering med trekking av makkere, evt. en singelturnering.

Årsberetningen ble godkjent.

Sak4: Regnskap og budsjett

Kasseren gikk gjennom  årets regnskap og budsjett for 2017. Regnskap og budsjett ble godkjent.

Styret fikk i oppgave å se gjennom og bytte ut gammelt og slitt utstyr. Det ble vedtatt å kjøpe inn 10 nye plastmapper. Det ble ikke søkt om momsrefusjon for inneværende år, men klubben har mulighet for å søke for kommende år og styret bør se på gjeldene regler for refusjon av moms. Det kom forslag om å søke Flesberg og Rollag kommuner om kulturmidler. Her er reglene at det kan søkes  kulturmidler til et prosjekt eller kurs. Det gis ikke kulturmidler til den vanlige drift. Søknadsfristen er i april.

For å skaffe klubben inntekter kom det forslag om å se på  muligheten av  å selge reklame på kortstokkene og annonser på klubbens nettside. Det var et ønske om å publisere resultatene fra klubbkveldene på Numedalsnett og være mer aktive  på en egen -og på Buskerud Bridgeforbunds Facebook-side. Oppgraderingen av  klubbens hjemmeside vil gi flere muligheter til å synliggjøre både Flesberg Bridgeklubb og klubbens ulike  aktiviteter utad.

Sak5: Kontingentfastsettelse

Det ble vedtatt å beholde kontingent og spilleavgift som den er.

Sak6: Innkomne saker.

a)     Forslag til vedtektsendring på styrets sammensetning.

Styret mottok forslag til endring av vedtektene kap.2: Særlige bestemmelser for Flesberg Bridgeklubb.

Styret la fram forslaget til nytt første avsnitt.

Etter diskusjon og en justering av nestleders arbeidsoppgaver ble følgende forslag enstemmig vedtatt:

På årsmøtet i Flesberg Bridgeklubb 14. Februar 2017 ble kapittel 2, første avsnitt endret.

Antall medlemmer i styret ble redusert fra 7 til 5,

 KAPITTEL 2 SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR FLESBERG BRIDGEKLUBB

Klubbens styre er på 5 medlemmer: Leder, nestleder(rekrutteringsansvarlig), sekretær, kasserer og turneringsleder. Det skal i tillegg velges 2 vararepresentanter til styret. Leder velges hvert år, andre velges for 2 år, men slik at halvparten av styret velges hvert år. Hvis styremedlemmer ikke fungerer lenger går varamedlem inn i styret som styremedlem og funksjonen som mangler fordeles mellom styremedlemmene.

I tillegg til styret velges revisor med vara og 2 til valgkomiteen.

Styret er beslutningsdyktig når det er innkalt på lovlig måte og minst halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende.

Det føres protokoll over styrets møter. Styret plikter dessuten å føre regnskap, medlemsprotokoll og turneringsprotokoll.

I alle saker som ikke ifølge spesielle bestemmelser er henvist til avgjørelse på andre måter, eller på årsmøtet, har styret besluttende og bevilgende myndighet.

Vedtaket innføres fra og med Årsmøtet 2018 av hensyn til valgkomiteen.

Vedtaksendringen sendes styret i NBK til godkjenning. 

b)    Informasjon om beregning av sesongsammenlagte vha. Ruter

Styret la fram sitt arbeid med å bruke  Ruter som utregningsprogram for resultatene på  spillekvelder,turneringer og  sesonsammenlagten. Styret la vekt på at Ruter hadde vist seg å være et oversiktlig program som hadde fungert tilfredsstillende. Det var lagt inn en premiering  også for fremmøte på spillekveldene, noe styret mente var med  å beholde spillerne og det godt miljø i klubben.

Ikke alle var komfortable med de utregninger og resultatberegninger som var gjort. Det ble hevdet at Ruter gav en grei oversikt over hvordan den enkelte spiller lå an og greie resultatberegninger  for  turneringene, men systemet var  ikke rettferdig og nyansert nok i forhold til en sesongsammenlagt. Det ble foreslått å bruke et tilleggsprogram til Ruter (Ruter+) som ville gi en mer tilfredsstillende  utregning av sesongsammenlagten for den enkelte spiller. Det var også usikkerhet om klubbens regler for  bruk av stedfortreder i turneringssammenheng kunne videreføres i Ruter. Styret mente å ha funnet en løsning som ivaretok også dette.

Årsmøtet gav det nye styret i oppgave, så fort som mulig, å bestemme seg for utregningssystem  slik at  spillerne får et mest mulig utfordrende og interessant system å forholde seg til og konkurrere etter, oversiktlig også for de som har jobben med å  regne ut resultatene.

Sak7: Valg av styremedlemmer og valgkomite

Det nye styret ble :

Leder: Anne Marit Knutsen. (gj.valg)

Nestleder: Kjell Håvard Bekken (ikke på valg)

Kasserer: Elisabeth Aasen (ny)

Sekretær: Eli Bjørge (gj.valg)

Turneringsleder: Sølvi Flo (gj.valg)

Turneringsassistent: Trygve Brøtan (ikke på valg)

Varamedlemmer til styret:

Jan Erik Rånes (gj.valg)

Britt Bergan (ikke på valg)

Valgkommite:

Marit Voldbakken (gj.valg)

Britt Bergan (Ikke på valg)

Revisorer:

Narve Lid (gj. valg)

Turid Tveiten (ikke på valg)

Det ble ikke valgt ny festkommite.  Det ble vedtatt at det heretter er styret som skal ivareta festkommiteens oppgaver i forbindelse med sosiale sammenkomster.

Referent.

14/2-17 kl.17.00

14 par var påmeldt til turneringen.

 3 av 4 kvelder teller, Plassiffer.

29. November, 6, 13, 20. Desember.

Årsmøte 15.mars 2016.

Saklista var følgende :

1. Velkommen og valg av ordstyrer og referent.

2.Styrets beretning.

3. Regnskap og budsjett

4. Kontigentfastsettelse.

5.Ternminliste.

6.Premiering for Numedalsmesterskapet og andre turneringer.

7. Utregning for "årssammelagten"

8.Innkomne saker :

-Turneringsreglementet.

-Utregningssystem for 2årssammenlagten"

9. Valg

1.Leder Steinar Tjøntveit ønsket velkommen. Han ble valgt til å lede møtet. Sølvi Flo ble referent.

2. Styrets beretning ble lest. Det ble korrigert noen feil i lista over verv. Beretningen ble godkjent.

3. Regnskap og budsjett. Kasserer la fram regnskapet. Regnskapet ble godkjent .Budsjett : Det vil være aktuelt å bruke penger til bridgemate og kassetter til kort. Det nye styret ser på dette.

4. Det ble ingen endring i kontigenten.

5.Terminlista ble lagt fram. Sommerturneringa vil nå bli spilt uten sommerfinale. Det vil bli singelturnering før jul.

6. Det ble vedtatt å kutte ut den ekstra premien til Numedalsmesterskapet.

7. og 8. Disse to sakene henger sammen. Det ble snakket litt om konsekvensene til ulike forslag. Alle må få spille. De uten fast makker må få poeng på årssammenlagten. Det nye styret må jobbe videre med saken slik at det er klart til høsen.

9. Valg

Leder : Anne Marit Knutsen (Ny

Nestleder : Kjell Håvard Bekken (Ny)

Kasserer : Harald Magne Mæland ( ikke på valg )

Sekretær : Eli Bjørge (ikke på valg )

Turneringsleder : Sølvi Flo ( ikke på valg )

Turneringsassistent : Trygve Brøtan (ny)

Vara : Britt Bergan ( gj,valg) og Jan Erik Rånes

Festkomite : Bjørg Landvik (ikke på valg ) og Elisabeth Aasen (ny )

Revisor : Turid Tveiten (gj.valg ) og Narve Lid ( ikke på valg )

Valgkomite : Marit Voldbakken (ikke på valg) og Britt Bergan (ny )

Ref.

 Mars 29. April 5, 12, 19.

Parturnering på kveldene 
                    - Plassiffer 100 sammenlagt.

3 av 4 kvelder teller sammenlagt.

Teller 310 til sesongsammenlagt.
Vinner: Ellen Kjær - Geir Egil Bergheim

Premieturnering Fredag 22. April.